En temps normal, les gérants de restaurants sont souvent pris dans leurs nombreuses activités quotidiennes, que cela soit de la gestion d’urgence ou de la gestion relative à la clientèle.
C’est pourquoi, la gestion des opérations n’est souvent pas optimale et pourrait grandement être améliorée. Il est pourtant particulièrement utile de prendre le temps de gérer les opérations de votre restaurant afin d’en améliorer l’efficacité et d’optimiser vos dépenses.
Le but étant de réaliser des économies qui seront les bienvenus en cette période très difficile pour votre trésorerie. Voyez également cette optimisation pour l’avenir, afin de gagner du temps et de l’énergie lors de la réouverture des établissements.
Qu’entend-on dans la gestion des opérations d’un restaurant ?
Lorsque l’on parle de gestion des opérations, on parle de l’organisation et du fonctionnement global de votre restaurant. Ainsi, cela concerne votre gestion administrative, votre gestion des stocks ou encore votre gestion du personnel.Pourquoi vous devez améliorer votre gestion des opérations ?
Améliorer votre gestion des opérations va vous permettre de :- Contrôler votre stock de produit afin d’éviter les pertes de denrées et donc les pertes d’argent.
- Mieux gérer les activités et le recrutement de votre personnel permet de gagner du temps et de gagner en efficacité au quotidien. De plus, vous avez la possibilité de réduire le coût de votre main d’œuvre.
- Améliorer votre gestion administrative vous permettra d’être toujours à jour de vos cotisations et d’améliorer votre gestion globale du budget. Cela vous permet également de prendre conscience des domaines où vous pouvez réaliser des économies.
Des conseils afin d’améliorer la gestion des opérations de votre restaurant
Aujourd’hui, vous pouvez vous appuyer sur des outils digitaux particulièrement performants pour vous aider à améliorer la gestion des opérations de votre restaurant et vous permettre d’automatiser beaucoup de tâches chronophages. De plus, ce n’est pas un secret qu’un restaurant particulièrement performant est un restaurant qui a une parfaite gestion de ses opérations. La performance et l’efficacité augmentent de fait la rentabilité d’un restaurant. Pour y parvenir, cela demande du temps en amont afin de mettre en place les bonnes techniques et de choisir les bons outils. De plus, il ne faut pas avoir peur de l’investissement de départ pour certains outils car ils vous permettront de faire des économies sur le long terme et d’améliorer votre rentabilité.
Gérer l’inventaire des aliments du restaurant et maîtriser les coûts
La perte et le gaspillage alimentaire est un point noir dans la restauration qui génère du temps de perdu au moment de faire du tri mais aussi beaucoup de pertes financières. Ces pertes sont d’autant plus un problème pendant une période incertaine et très compliquée. Afin de mieux gérer cet aspect, vous devez mettre en place un système d’inventaire et vous y tenir. Le système d’inventaire est défini en fonction de votre restaurant, de votre fonctionnement mais aussi en fonction de vos préférences. Il doit vous permettre d’être efficace mais ne doit pas être plus contraignant pour vous ou votre personnel. Vous pouvez choisir de faire une gestion de stock “à l’ancienne”, c’est-à-dire avec une feuille et un stylo. Vous avez aujourd’hui des logiciels de gestion de stock particulièrement efficaces. Lorsque vous avez une bonne maîtrise de la gestion de vos stocks, vous pouvez alors analyser vos calculs de stocks afin de détecter des anomalies. En effet, avec une vision claire, vous allez vite vous rendre compte des dépenses excessives liées à certains produits. Dans le même esprit, vous pouvez mettre en place un suivi de votre inventaire sur le long terme afin d’en tirer des tendances intéressantes. Ainsi, si certains produits se vendent mieux à certaines périodes qu’à d’autres, vous pouvez optimiser vos achats et anticiper la demande. Au contraire, vous pouvez baisser votre volume d’achat en prévision d’une baisse de demande afin de faire des économies.
Gérer et manager son personnel de façon efficace
Le personnel de votre restaurant est déterminant pour votre réussite mais peut également entraîner beaucoup de soucis et de pertes financières. En tant de crise sanitaire, alors que l’activité est réduite, la gestion de votre personnel est primordiale.Définir vos besoins en personnel
Commencez par évaluer votre besoin en personnel fixe. Vous devez prendre chaque poste de votre restaurant et déterminer si vous avez besoin d’un employé, et si oui, de combien. Avoir l’effectif nécessaire est important pour le bon fonctionnement. En cas de manque de personnel, vous allez rapidement vous retrouver sous l’eau et y entraîner toute votre équipe. Au contraire, si vous avez trop de personnel, ce sont des charges inutiles qui vous font perdre beaucoup d’argent tous les mois. De plus, définissez les plages horaires en fonction des besoins de votre restaurant. Il n’est pas forcément nécessaire que tous vos employés soient présents à temps plein. Ainsi, vous devez prendre le soin de planifier les horaires nécessaires pour chaque poste et donc pour chaque personne. En cas de pic d’activité, il est essentiel que vous ayez une liste d’extras, qui seront disponibles facilement et en qui vous pouvez avoir confiance. Cela vous permet de pouvoir remplacer facilement un employé qui tombe malade (ou qui doit s’isoler). C’est un énorme gain de temps de ne pas avoir à courir après une personne disponible. De plus, en cas de pic d’activité, vous avez une liste toute prête qui vous permet de contacter en amont ces personnes et de gérer sereinement ces commandes plus importantes. Les pics d’activité peuvent être prévisibles comme les fêtes particulières (St Valentin, pâques…) ou spontanées.Bien choisir votre personnel
Enfin, si cela est nécessaire, revoyez votre processus de sélection de vos employés. On ne s’improvise pas RH du jour au lendemain et faire les bons choix n’est pas toujours évident. Vous devez prendre le temps d’établir une fiche de poste précise mais aussi de déterminer les points essentiels à aborder lors d’un entretien d’embauche. Enfin, si vous vous engagez à former votre personnel, assurez-vous qu’ils obtiennent la meilleure formation possible. Même si cela représente un coût, c’est l’assurance pour vous d’avoir un employé qualifié et efficace qui ne vous fera pas perdre d’argent en faisant des erreurs.Mieux manager votre personnel au quotidien
Un autre point important concernant votre personnel : la communication. Quels que soient les éléments que vous devez communiquer, si les informations passent facilement et rapidement, votre gestion en sera beaucoup plus simplifiée, vous aurez un gain de temps indéniable. De plus, vous renforcez la confiance et la cohésion qui est essentielle dans tout restaurant. Un gérant qui est proche de son équipe et qui en connaît les différentes caractéristiques et d’autant plus apprécié. Cela donne une motivation intrinsèque à l’intégralité du personnel afin de réaliser son travail de la meilleure des manières afin de faire vivre un restaurant.
Optimisez votre gestion des tâches administratives
La gestion des tâches administratives est rarement une partie de plaisir, et pourtant, elle est essentielle au fonctionnement de l’établissement. Elle est importante au quotidien et encore plus en temps difficile. Pour gérer efficacement toutes les obligations administratives, il faut être organisé.Se planifier des temps dédiés aux tâches administratives
Entre les différentes activités d’un gérant et les urgences à gérer, les tâches administratives se font bien souvent dans un temps réduit ou lorsque vous trouvez un moment de libre. Afin de mieux gérer cet aspect et être plus productif, vous pouvez mettre en place un planning avec un temps dédié à cela. Réservez-vous un créneau durant lequel vous allez vous consacrer uniquement à cela afin d’être totalement concentré dessus et de faire un maximum de tâches en un temps donné. Vous allez alors gagner en efficacité et vous libérer du temps pour effectuer d’autres tâches par la suite.Utiliser des outils qui simplifient les tâches administratives.
La liste des tâches administratives que doit effectuer un gérant de restaurant est longue et fastidieuse. Pour simplifier votre quotidien et vous assurer de ne rien oublier, vous avez la possibilité d’utiliser des outils qui vont simplifier tout cela. Des logiciels proposent de regrouper le suivi de tâches telles que :- Le suivi du chiffre d’affaires,
- la gestion des stocks,
- le calcul des marges,
- la collecte de différentes données statistiques,
- le suivi HACCP,
- le planning et les paye des salariés,
- la gestion des fournisseurs,
- un suivi et rappel des inventaires,
- la gestion des caisses…
Les outils indispensables pour améliorer la gestion de votre restaurant
Je vous conseille l’application totalement gratuite Add-up par bevsight. Elle vous permet de traiter vos factures fournisseurs en rentrant le montant global et en la prenant simplement en photo. Ainsi, en quelques secondes, vous pouvez entrer et gérer efficacement toutes vos factures. De plus, cette application fait automatiquement un prévisionnel de votre budget d’achat pour les semaines à venir. Vous obtenez un comparatif entre votre chiffre d’affaires et vos dépenses pour une gestion optimale. Pour une solution complète, optez pour la solution bevsight qui vous permet :- Prise d’inventaire pour bar : rapide et précis.
- Prise d’inventaire pour cuisine : un inventaire intelligent des produits composés.
- Gestion intelligente de stock : réception des commandes et gestion simplifiée.
- Gestion intelligente de stock : pour faire des commandes intelligentes.
- Analytique de vos pertes : calcul le coût de vos recettes.
- Intégration système de caisse :optimise la performance des ventes.
