Toutefois, l’exécution est cruciale et une erreur pourrait faire plus de mal que de bien à votre entreprise.
Les possibilités offertes en acceptant de grands évènements ne doivent pas être négligées, mais comment les exécuter correctement ? Voici cinq conseils qui vous aideront à planifier et à exécuter correctement votre évènement.
1. Communication
La communication est essentielle dans tout ce que nous faisons, et elle l’est tout autant lorsque nous coordonnons de grands évènements avec la personne en charge de l’évènement.
C’est non seulement pour leur tranquillité d’esprit, mais aussi pour la vôtre. Si vous prenez des pré-commandes, ou s’il y a d’autres détails, comme des décorations ou un gâteau, tous ces éléments doivent être planifiés à l’avance afin que vous et votre équipe ayez le temps de bien préparer l’événement et soyez bien préparés lorsque les invités arriveront enfin.
Dans ce cas, vous devez également indiquer très clairement vos délais de pré-commande et veiller à ce que vos invités les respectent.
La communication entre vous, votre équipe de direction et vos employés de première ligne est tout aussi importante. En communiquant tous les détails dont vous disposez à ces personnes, en étant honnête avec elles et en les tenant informées, vous contribuerez au bon déroulement de la fête ou de l’événement et vous vous assurerez que tout se passe le mieux et le moins stressant possible.
2. Définir les menus
Le fait d’avoir établi des menus pour de grands évènements à qui l’on peut commander aide vraiment le personnel de cuisine à planifier et à exécuter leur repas.
C’est particulièrement utile lorsque les réservations pour les grands groupes coïncident avec des heures de service très chargées dans votre restaurant.
Ces menus fixes seront plus courts que votre menu habituel et seront souvent remplis de produits faciles et rapides à préparer. Tout cela permet à votre cuisine de préparer les repas pour ces évènements en temps voulu, sans perturber de manière importante le service dans le reste de votre établissement.
3. Précommandes
Il est tout aussi utile, voire plus utile, d’obtenir des précommandes pour ces grands évènements que d’avoir à leur fixer des menus.
Les précommandes aideront le service pour ces évènements à fonctionner sans difficulté et en temps voulu. Les précommandes informent également votre cuisine de ce qu’ils vont préparer, ce qui leur permet d’être prêts pour quand l’évènement commencera.
4. Espace privé
Les grands évènements peuvent souvent être bruyants et le fait de disposer d’un espace privé pour ces derniers réduit le dérangement pour le reste des clients de votre restaurant.
Un espace privé est également une offre intéressante pour les grands groupes de client qui cherchent un endroit pour y prendre leur repas. Il leur donne également plus de liberté pour faire ce qu’ils souhaitent dans ou avec la salle. En bref, un espace privé pour les grands évènements peut améliorer l’expérience des invités pour tous ceux qui se trouvent dans votre établissement à ce moment-là.
5. Créez des BCBs
Un BCB, ou bon de commande de banquet, vous donne, ainsi qu’à vos employés de l’évènement, toutes les informations dont ils ont besoin sur une feuille de papier.
Vous pouvez en donner une aux employés de l’évènement ainsi qu’une à la cuisine, car la feuille contiendra la précommande ou toute information sur les plats qu’ils serviront.
Pour de plus petits évènements, un bon de commande de banquet n’est peut-être pas nécessaire, mais pour les grands groupes qui ont des précommandes, des exigences alimentaires et des demandes spéciales, ils constituent un outil très utile.
Conclusion
La gestion de grands évènements peut être stressante, mais si vous prenez note des points et pratiques ci-dessus et que vous en mettez certains en œuvre dans votre restaurant, alors l’ensemble du processus sera beaucoup plus fluide, tout le monde sera sur la même longueur d’onde et l’événement sera moins stressant pour vous et vos employés.
